Work Smarter, Not Harder metoder til et fokuseret og produktivt liv som selvstændig, så du får kontrol over dit arbejds- og privatliv.

Dette blogindlæg indeholder følgende emner:

  • Work Smarter med 80/20 reglen
  • Work Smarter med en 30 timers arbejdsuge
  • Multitasking vs. Monotasking
  • Tøm baghovedet med en huskeliste
  • Tag kontrol over din kalender med tidsblokke

Work Smarter med 80/20 reglen

80/20 reglen fortæller at 80% af dine resultater strammer fra 20% af dit arbejde. Det naturlige spørgsmål er så; hvordan finder du frem til, hvilke arbejdsopgaver der udgør de gyldne 20%?

Ideen med 80/20 reglen er ikke at du eliminerer 80% af dine arbejdsopgaver, men at du fokuserer på de 20%, der giver størst gevinst først, inden du går videre med de resterende.

Dine arbejdsopgaver, kan overordnet inddeles i fire grupper efter prioritering:

  1. Store projekter: høj indsats fører til høj gevinst
  2. Lavthængende frugter: lav indsats fører til høj gevinst
  3. Fyldopgaver: lav indsats fører til lav gevinst
  4. Tidsrøvere: høj indsats fører til lav gevinst

Start med at afsætte tid, hvor du er mest produktiv, til de store projekter, for eksempel strategisk eller kreativt arbejde, der kræver dybt fokus. Lav derefter alle de lavthængende frugter du kan komme i tanke om, som eksempelvis kundekontakt, tilbudsgivning eller fakturering.

Herefter er det tid til fyldopgaverne, der er praktiske aktiviteter som email og administration, der er nødvendige, men ikke direkte fører til gevinster. Sidst er tidsrøvere, for eksempel bogføring/regnskab, der kræver en masse tid og energi og derfor kan være en god idé at outsource til andre. 

Work Smarter med en 30 timers arbejdsuge

“Arbejde har det med at tage den tid der er til rådighed” (Parkinsons Lov) – men kan mindre tid, så også føre til mere produktivitet?

Ved at begrænse min arbejdsuge til 30 timer, har jeg fokus på de opgaver der er vigtige i min virksomhed. Samtidig fører de 30 timer til at jeg ikke afsætter hele formiddagen til en opgave, men blot de to timer det tager at udføre den.

Men har jeg så ikke travlt hele tiden? Svaret er nej, for en 30-timers arbejdsuge tvinger mig til at:

  • Prioritere og planlægge mine opgaver
  • Fokusere på en opgave ad gangen
  • Være effektiv, når jeg arbejder

Derudover er travlhed er ikke det samme som at være produktiv. Travlhed er blot at være i gang med noget, hvorimod produktivitet er målrettede handlinger, der fører til et resultat.

Men jeg er ikke en produktivitets-robot, og har også brug for små pauser ved kaffemaskinen, eller på sociale medier undervejs i min dag. Min pointe er, at jeg har en klar adskillelse af, hvornår jeg arbejder, og hvornår jeg ikke gør – fremfor falsk arbejde, der hverken bidrager til produktivitet eller afslapning.

Multitasking vs. Monotasking

Mange tror at multitasking handler om at gøre flere ting ad gangen, men i virkeligheden skifter man bare hurtigt mellem forskellige opgaver – der alle bliver løst dårligere.

Det er skam muligt at multitaske, men det er bare ineffektivt, da du udsætter din hjerne for skift, der gør at du skal omstille dig konstant. Det er derfor langt mere effektivt at fokusere på en opgave ad gangen, gennem Monotasking (også kaldet Singletasking).

Monotasking fokuserer nemlig fuldt ud på en enkelt ting, som man gør færdig inden man går videre til næste opgave. I den forbindelse, kan det være en god idé at opdele større opgaver i delopgaver, for at bevare overblikket og tage små pauser undervejs.

Myterne om multitasking er mange, blandt andet at kvinder er bedre til det end mænd. Så er det bare mig, mænd generelt eller hele menneskeheden, der er dårlige multitaskere?

Tøm baghovedet med en huskeliste

Hvordan kan du holde fokus, når du både bliver afbrudt af eksterne forstyrrelser og din egen hjerne, der er fuld af gamle forpligtelser og nye ideer?

Svaret er en huskeliste, og en vane i at fylde og tømme den regelmæssigt for at undgå “Open Loops”, der er alle de tanker, der ligger i dit baghoved, og fjerner fokus fra, hvad du forsøger at arbejde på i øjeblikket. Denne type huskeliste er dog lidt mere kompliceret, da du både skal have fokus på at fylde og tømme listen.

Du fylder huskelisten med alle de opgaver, idéer, aftaler du støder på i løbet af dagen. Huskelisten kan være en alt fra en notesblok til en app, så længe du samler alle dine åbne tanker et sted. Det nytter derfor ikke at have 87 ulæste emails, 13 post-its og en snor på fingeren. 

Huskelisten er dog først effektiv, når du tømmer den – gerne dagligt. Det gør du ved enten at udføre, udsætte, uddelegere eller udslette alle opgaverne på listen.

  • Udfør: Hvis opgaven kan klares på to minutter, så løs den med det samme.
  • Udsæt: Hvis opgaven tager længere tid, så planlæg den til senere, helst på et specifikt tidspunkt i din kalender.
  • Uddeleger: Hvis du ikke er den rigtige til at udfør jobbet, bør du delegere den til andre.
  • Udslet: Hvis opgaven ikke længere er aktuel eller ideen var dårlig, så slet den fra listen.

Tag kontrol over din kalender med tidsblokke

Tidsblokke er en planlægningsmetode, hvor du booker tid i din egen kalender, så du kan udføre dine arbejdsopgaver på de tidspunkter, hvor det giver mest mening, ved hjælp af de tre værktøjer; Blok, Batch & Box:

  • Blok: opdeling af din arbejdsdag i tidsblokke, der hver har et specifikt formål
  • Batch: gruppering af lignende opgaver, der løses samlet
  • Box: begrænsning af hvor meget tid du kan bruge på en opgave

Eksempel på min perfekte arbejdsdag:

  • 08.00-11.00 Kreative opgaver (blok)
  • 11.00-11.30 Email og administration (batch)
  • 11.30-12.00 Buffer
  • 12.00-12.30 Frokost
  • 12.30-13.00 LinkedIn (box)
  • 13.00-15.00 Møder og salg

Denne opbygning blokerer produktiv tid om morgen, batch’er lignende ting sammen, har en buffer for uforudsete opgaver og sætter en begrænsning på mit tidsforbrug på LinkedIn. Samtidig går min dag fra intern produktivitet om morgenen til eksterne relationer om eftermiddagen, hvilket passer min personlighed perfekt.

Vi er hverken robotter eller eneboere i den digital tidsalder, og du kan derfor aldrig undgå forstyrrelser eller møder, der presser din perfekte plan. Men du kan tage kontrollen tilbage over din kalender – ved aktivt at booke din egen tid, i stedet for passivt at se til mens kalenderen fyldes af andre.

3 ting du kan gøre i dag

  • Fokusér på hvad der er vigtigt med 80/20 reglen
  • Bliv mere produktiv med monotasking og en 30-timers arbejdsuge
  • Tag kontrollen tilbage over din hverdag med huskeliste og tidsblokke